Засади використання автоматизованої системи документообігу Хорольського районного суду Полтавської області

Засади використання автоматизованої системи документообігу Хорольського районного суду Полтавської області  

з урахуванням рішення зборів суддів  Хорольського районного  суду Полтавської області:

№ 2 від 10.03.2020 року

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Хорольського районного суду Полтавської області   (далі Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів»,  Положення про автоматизовану систему документообігу, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про збори суддів Хорольського районного суду Полтавської області.

1.2.  В Хорольському районному суді Полтавської області   (далі - суд) використовується комп’ютерна програма «Д-3» (далі -  КП «Д-3»).

1.3.  КП «Д-3» використовується виключно для документообігу суду, обміну інформацією між судами та передачі інформації до центральних баз даних.

     1.4 . Для функціонування КП «Д-3» в суді забезпечується:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.5.  КП «Д-3» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;

використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.6.  Користувачами КП «Д-3» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, головний спеціаліст з інформаційних технологій, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказами голови суду та  керівника апарату суду. 

1.7.  Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.8. Користувачі КП «Д-3»  зобов’язані забезпечувати -конфіденційність  інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

1.9. Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

1.10. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи здійснюється за розпорядження керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи (або головуючого судді у справі). Після внесення змін складається акт, який затверджується керівником апарату, електронна форма акту долучається до автоматизованої системи документообігу суду.

(доповнено пунктом 1.10 згідно рішення зборів суддів від 10.03.2020 )

2. Принципи використання

автоматизованої системи документообігу суду

2.1 Використання автоматизованої системи документообігу суду ґрунтуються на принципах :

централізованого зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді;

оперативності  внесення до програми даних;

достовірності внесеної до програми інформації;

захисту інформаційних ресурсів програми від стороннього несанкціонованого втручання;

відкритості інформації про стан розгляду справ;

відповідальності користувачів програми за зміст інформації, внесеної до програми.

3. Розподіл судових справ та матеріалів між суддями

3.1.  Розподіл судових справ та матеріалів між суддями здійснюється за правилами та в порядку, встановленими Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

3.2.          Спеціалізація  суддів з розгляду конкретних категорій справ у Хорольському районному суді не запроваджується.

3.3.          Колегія для розгляду справи у Хорольському районному суді формується шляхом автоматичного розподілу між суддями динамічно зі всього складу суддів випадковим вибором. В такому ж порядку здійснюється заміщення (заміна) членів колегій у необхідних випадках.   

 3.4.          Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.5.      На підставі окремих розпоряджень голови суду не здійснюється автоматичний розподіл справ суддям у випадках виконання ними іншої роботи, не пов’язаної зі здійсненням правосуддя, а саме: здійснення узагальнення судової практики, аналізів стану здійснення судочинства тощо.

3.6.    У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення виявлених недоліків.

3.7.     У неробочі, святкові та вихідні дні автоматизований розподіл справ здійснюється серед слідчих суддів, визначених графіками чергування, які щомісячно затверджуються наказом голови суду або судді, який виконує обов’язки голови суду.

 У неробочий час, у неробочі, святкові та вихідні дні, у передбачених законодавством випадках, автоматизований розподіл судових справ здійснюється працівниками апарату суду, визначених графіками чергування працівників апарат суду, які затверджено наказом керівника апарату суду. Цим же наказом керівника апарату суду затверджується графік чергування секретарів судових засідань у неробочий час, у неробочі, святкові та вихідні дні.

(пункт 3.7 викладено в новій редакції згідно рішення зборів суддів від 10.03.2020)

3.8. У випадку видалення судді (колегії суддів) до нарадчої кімнати для ухвалення судового рішення більше ніж на один календарний день, автоматизований розподіл справ щодо даного судді (колегії суддів) не проводиться з дня перебування судді у нарадчій кімнаті. Керівник апарату суду, на підставі письмового повідомлення із зазначенням дати та часу перебування судді в нарадчій кімнаті та номеру справи, виданої помічником судді чи секретарем судового засідання видає розпорядження про проставлення в табелі обліку робочого часу відмітки про перебування судді (колегії суддів) в нарадчій кімнаті. Повідомлення та розпорядження долучаються до номенклатурної справив інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

(пункт 3.8 викладено в новій редакції згідно рішення зборів суддів від 10.03.2020)

4. Передача справ, раніше визначеному складу суду

4.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

-  Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. 

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 117, 119–121,121-2, 122 Господарського процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- справ (протоколів) про адміністративні правопорушення, які повторно (або в черговий раз) надійшли до суду після повернення їх судом для доопрацювання, приведення протоколів у відповідність із вимогами ст. 256 КУпАП, для долучення доказів чи інших, будь-яких, причин;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

- клопотання, скарги та заяви (про відвід слідчого та прокурора) по одному кримінальному провадженні передаються раніше визначеному слідчому судді, якщо інший порядок не визначений зборами суддів.

4.2 У разі відсутності визначеного в судовій справі слідчого судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду(особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи

5. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

5.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках, визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 цього Положення, з урахуванням підпункту 2.3.3 Положення  та пунктів 3.3, 4.1 цих Засад.

5.2 Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток №7) Положення, вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

5.3 Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.43 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення. Реєстрація такої справи здійснюється шляхом створення нової ОСК на основі ОСК рішення, якої переглядалось, з обранням відповідного типу поєднання, що визначенні «Методичними рекомендаціями щодо застосування правил поєднання справ засобами КП «Д-3», а розподіл здійснюється на підставі рішення суду апеляційної чи касаційної інстанції.

5.4 За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток №7) Положення вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

5.5. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 13) Положення, що автоматично створюється автоматизованою системою.

 Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності);коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів; підстави проведення повторного автоматизованого розподілу; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

5.6. У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) (ухвала суду) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3  Положення.

5.7. У випадку, коли для повторного автоматизованого розподілу справи наявна недостатня кількість суддів (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо)  автоматизований розподіл здійснюється автоматизованою системою у перший робочий день, коли відпали відповідні обставини. 

6. Форс-мажорні обставини

6.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

6.2  Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у попередньому абзаці обставин.

6.3  У разі настання зазначених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів  забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється між суддями та слідчими суддями в порядку черговості за алфавітним принципом з дотриманням вимог щодо передачі справ раніше визначеному автоматизованою системою судді з подальшим внесення даних до АСДС після усунення обставин, що обумовили неможливість її функціонування. Розподіл судових справ фіксується у журналі (Додаток № 1).  

Прикінцеві положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу Хорольського районного суду Полтавської області затверджуються рішенням зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи документообігу суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду  набирають чинності з дня їх  затвердження рішенням зборів суддів, якщо в рішенні зборів суддів не зазначено інше.

Зміни і доповнення до Засад затверджуються рішенням зборів суддів Хорольського районного суду Полтавської області в межах їх компетенції та відповідно до вимог законодавства, за поданням голови суду, суддів чи керівника апарату суду.