Засади використання автоматизованої системи документообігу Хорольського районного суду Полтавської області

Засади використання автоматизованої системи документообігу Хорольського районного суду Полтавської області  

1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Хорольського районного суду Полтавської області   (далі Засади) розроблено та затверджено на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення про АСДС) за результатами розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи. У разі внесення змін до Засад збори суддів Хорольського районного суду Полтавської області (далі – суду) новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад. Засади (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

1.2.  Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача АСДС у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

1.3. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію. Користувачі АСДС зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування АСДС несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор. Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.

1.4. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

1.4.1.У разі виникнення необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи здійснюється за розпорядження керівника апарату суду на підставі доповідної записки відповідальної особи (або головуючого судді у справі). Після внесення змін складається акт, який затверджується керівником апарату, електронна форма акту долучається до автоматизованої системи документообігу суду.

2. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.1.   Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації з 09.00 год., на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду.

2.2. Якщо станом на 09.00 годину дня, в якому здійснюється розподіл судових справ, від судді не надійшло повідомлення про те, що він тимчасово непрацездатний, суддя не виключається із загального списку суддів, для проведення автоматизованого розподілу справ.

2.3. У разі виникнення після 09.00 години обставин, що зумовлюють вибуття судді з авторозподілу, вказаний суддя повідомляє голові суду (або керівнику апарату суду) про необхідність повторного автоматизованого розподілу справ, які надійшли в цей день та розподілені йому, якщо він не в змозі вирішити питання про відкриття провадження по ним.

2.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за принципом випадкового обрання із загального списку суддів з урахуванням визначених системою коефіцієнтів навантаження.

2.5. Коефіцієнт навантаження на суддів, які займають адміністративні посади у суді:

голова суду – коефіцієнт 100 %

3. Розподіл судових справ та матеріалів між суддями

3.1.   Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням про АСДС та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

3.1.1.У разі надходження до суду у кінці робочого часу великої кількості судових справ, з урахуванням фізичного навантаження, часу необхідного для здійснення процесуальних та технічних дій працівниками апарату суду, направлених на формування по справі обліково-статистичної картки, внесення до неї необхідного обсягу інформації у справі, здійснення автоматичного розподілу справи, проводити автоматичний розподіл судових справ (формування у справі обліково-статистичної картки, внесення до неї всієї інформації, тощо) у наступний за днем реєстрації робочий день. При цьому, кожного разу при наявності такого факту складати відповідний акт за підписом старшого секретаря канцелярії суду та керівника апарату суду.

3.2.  Спеціалізація  суддів з розгляду конкретних категорій справ у суді не запроваджується, крім кримінальних проваджень де обвинувачений чи потерпілий є неповнолітніми.

3.3.   Колегія для розгляду справи у суді формується шляхом автоматичного розподілу між суддями динамічно зі всього складу суддів випадковим вибором. В такому ж порядку здійснюється заміщення (заміна) членів колегій у необхідних випадках.   

 3.4.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

3.4.1. за два місяці до закінчення повноважень судді; 

3.4.2. за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

3.4.3. за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду); 

3.4.4. за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду); 

3.4.5. у період відпустки судді; 

3.4.6. за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду); 

3.4.7. під час тимчасової непрацездатності судді;

3.4.8. у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду); 

3.4.9. у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення; 

3.4.10. в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ. 

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3.5.      На підставі окремих розпоряджень голови суду не здійснюється автоматичний розподіл справ суддям у випадках виконання ними іншої роботи, не пов’язаної зі здійсненням правосуддя, а саме: здійснення узагальнення судової практики, аналізів стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апарату суду, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України.

3.6.    У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення виявлених недоліків.

3.7.     У неробочий час, у неробочі, святкові та вихідні дні, у передбачених законодавством випадках, автоматизований розподіл судових справ здійснюється працівниками апарату суду серед слідчих суддів, визначених графіком чергування, які щомісячно затверджуються наказом голови комісії з реорганізації.

3.8. У випадку видалення судді (колегії суддів) до нарадчої кімнати для ухвалення судового рішення більше ніж на один календарний день, автоматизований розподіл справ щодо даного судді (колегії суддів) не проводиться з дня перебування судді у нарадчій кімнаті. Керівник апарату суду, на підставі письмового повідомлення із зазначенням дати та часу перебування судді в нарадчій кімнаті та номеру справи, виданої помічником судді чи секретарем судового засідання видає розпорядження про проставлення в табелі обліку робочого часу відмітки про перебування судді (колегії суддів) в нарадчій кімнаті. Повідомлення та розпорядження долучаються до номенклатурної справи в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

4. Розподіл судових справ шляхом передачі

раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів.

4.1. Передача судової справи (матеріалів кримінального провадження) раніше визначеному судді, слідчому судді, колегії суддів проводиться щодо:

4.1.1.  клопотань (подань), заяв (крім заяв про відвід (самовідвід) судді (слідчому судді) та скарг, які надійшли у межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР).

4.1.2. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи,

4.1.3. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

4.1.4. заяви про перегляд заочного рішення;

4.1.5. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

4.1.6. матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

4.1.7. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

4.1.8. заяв про відновлення втраченого судового провадження;

4.1.9. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

4.1.10. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

4.1.11. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову доказів;

4.1.12. справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

4.1.13. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

4.2 У разі відсутності визначеного в судовій справі головуючого судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) у випадках, передбачених підпунктом 4.1.1. такі судові справи та матеріали передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може

5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

5.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

5.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у попередньому абзаці обставин.

5.3 У разі настання зазначених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів  забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється між суддями та слідчими суддями в порядку черговості за алфавітним принципом з дотриманням вимог щодо передачі справ раніше визначеному автоматизованою системою судді з подальшим внесення даних до АСДС після усунення обставин, що обумовили неможливість її функціонування. Розподіл судових справ фіксується у журналі (Додаток № 1).  

Додаток 1

ЖУРНАЛ

розподілу справ  у випадках знеструмлення  електромережі Хорольського районного суду Полтавської області, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи документообігу суду